Сущность закупок и механизм функционирования закупочной логистики.

Вообще многочисленные формуляры с соответствующими копи­ями для различных отделов и подразделений дают некоторое пред­ставление о размерах административных издержек в рамках тради­ционной системы материального снабжения. Заказчик и поставщик, начиная с заказа на материал, его доставки и получения, используют около 15 форм документов, количество которых с соответствующи­ми копиями может разрастись до 50 штук для оформления одной поставки. Процедура документообмена облегчается применением ЭВМ и участием автоматизированных систем управления, однако поток информации достаточно велик. По оценке западногерман­ских специалистов, чересчур большим является и количество звень­ев системы.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожи­дающим материалы. Длительность цикла организации поставки ве­дет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошиб­ки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности фор­муляров предполагает наличие соответствующего персонала и вле­чет значительные затраты.

Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административ­ными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1.Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.

2.Затраты- на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3.Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.

4.Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на финансирование строительства складских помеще­ний и оснащение их соответствующим оборудованием.

Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм, поэтому система материально-технического снабжения по­стоянно оптимизируется с точки зрения поисков механизмов функ­ционирования, которые снижали бы потребность в складах до необ­ходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения пред­метов снабжения, ускоряли быстродействие системы.

Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров с фирмами-посредниками. Система была разработана и применена в ФРГ в конце 70-х — начале 80-х годов. Структура ее имеет меньшее количество звеньев, существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщика и потребите­ля продукции гораздо более короткими связями, чем описанная выше. Закупочные органы компании и склады разгружаются от ру­тинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплек­тующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником меду промышленными предприятиями. Структура и происхождение информационных и материальных потоков показа­ны на рис. 18. Как видно из схемы, потребитель прямо от производ­ственного участка отправляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы дальше к поставщикам, объединенным системой договоров. Постав­щик рассылает на следующий день запрошенные материалы, кото­рые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке и пункте накопления (торговых складах).